フルタイムで働きながら、副業もやって、趣味も情熱を傾けながら、家庭では良い家庭人。個人のタスクは、昔と比べて格段に増えています。
増えたタスクを手際よく処理するには、自分の頭の中だけで管理しようとするのは難しいでしょう。人間の脳は、複数の物事を同時並行に処理するのは向いていません。
それを補助するために、手帳や携帯電話のアプリなどで予定管理するのは、いまでは誰もが当たり前にやっていることでしょう。最近の手帳ブームは、個々人のやる事が、一昔前よりも増えた証拠だと思います。
- 「やる気を引き出すtodoリスト」の効果
- 「やる気を引き出すtodoリスト」の使い方
- 「やる気を引き出すtodoリスト」で役立つテクニック
- 「やる気を引き出すtodoリスト」のメリット
- 自分に合ったタスク管理をしましょう
僕の場合は、自作のtodoリストを作ってみました。仕事もプライベートもこれで一括管理しています。既存のタスク管理アプリも使ってみたのですが、なかなか思い通りの機能が無くて、結局自作しました。
Excelなので、どこでも使えます。クラウド上においておけば、会社のPCでもスマホでも場所と時間を選ばずに使うことが出来ます。
〆切が近付いてくると自動的にタスクの色が変わるようにしたり、ルーティンワークを登録するためのマスタシート、タスクシートの情報を利用して、一日の仮組みスケジュールを自動で作成できるようにもしました。
仕事に集中できるように、タスク管理をしつつも、タスクを管理する事が負担にならないようにするに気をつけました。
特に、僕みたいなバックオフィス職なら、かなりの効果を発揮すると思いますので、是非参考にしてもらえるとうれしいです。
また、GoogelSpreadsheetで作成したものもあります。
スマートフォンやタブレットをメインで使うなら、こちらの方が便利かもしれません。
「やる気を引き出すtodoリスト」の効果
todoリストによるタスク管理は、時間を最大限活用するのに役立つ必須ツールです。経理・財務職などのバックオフィスだったら、月次、四半期、半期、年度でそれぞれ大量のルーチンワークがあります。
大量のタスクを、〆切を守りながらこなしていくのに必要な機能を盛り込みました。実感ですが、使い始めてから残業時間がガッツリ減らせたにも関わらず、やれる仕事の量が増えています。
仕事を大量に回せるようになったので、上司からの評判も上々ですし、残業時間を減らせて会計・税務や経営学、マーケティングの勉強、趣味の時間など、自身のQoL（クオリティ・オブ・ライフ）を高めるための投資を実行できるようになりました。
todoリストを本格的に使い始めたら、一月で平均30時間あった残業時間がゼロになったのです。つまり、todoリストに、それだけの時間を取り戻すだけの効果が合ったということです。
僕の1時間当たりの残業代が3,000円なら、todoリストには、ひと月で90,000円相当の生産性向上の効果があったと考えることが出来ます。
残業すれば残業代がもらえるから、と残業している人もいるかもしれません。当座の収入を増やすという意味ではそれも一つの手です。
ただ、分かって欲しいことがあります。あなたの価値は、これからもっと上げることが可能だという事です。残業代は、今のあなたの時間の切り売りでしかありません。
todoリストを活用して、取り戻した時間で、副業を始めてみたり、趣味を磨いて好きなことで稼ぐ方法を模索するなど、残業するよりも、もっと人生を豊かにするための将来への投資を行うことのほうが、僕は良いと思います。
１．タスクの色で、やる気スイッチが入る
タスクが優先度に合わせて自動で色付けされるので、タスクの優先度が一目でわかるようになっています。優先度は、色なし＜緑＜黄色＜オレンジの順番で上がっていきます。オレンジになったら最優先事項ですし、出来れば黄色も早めに処理したいですね。
慣れてきた今では、 黄色のタスクを見ると「そろそろ、やらなきゃいけない」。 オレンジのタスクを見ると、「ヤバイ、すぐやろう」と色付けされたタスクを見るだけで、仕事を処理するやる気が出るようになりました。
これは思わぬことですが、実際、やる気が出ない仕事も、一度始めてしまえばやれるものが多いものです。大変なのは、やる気なし→やる気ありという、やる気のスイッチを入れる段階が一番ハードルが高いものです。
todoリストを作ることで、タスクの管理だけでなくそのタスクを処理しなきゃ、という実行へのやる気を管理することも出来るようになったのです。
ちなみに、色は、車の信号の色をイメージして設定しました。緑でドライブ、黄色で注意、赤で危険。赤色は色が強すぎたので、オレンジ色に変更しました。また、終わったタスクを濃いグレーにしてあるので、終わったタスクと未完了のタスクもひと目で区別することができます。
２．リスケジュールが簡単で〆切漏れなし
自動色付けの設定によって、何としてもそのタスクを〆切までに処理しなければならない、と思うようになりました。
また、仮にタスクが多すぎてとても〆切に間に合わない、といったときも出来る限りタスクを処理し、出来なければリスケジュールする、といった余裕をもった対応が出来るようになり、タスクの漏れが圧倒的に減りました。
タスクのリスケジュールや分割を行うことで、タスクの処理漏れがものすごく減らます。
その際、独自ツールだと入力がめんどくさかったりしますが、エクセルならば簡単に入力内容を直ますし 、タスクをコピー・アンド・ペーストすることで簡単に分割できるので、タスク管理をしている上では、大きなメリットとなっています。
３．終わったら消える”すっきり感”
タスクが完了して、完了度を100%にすると、 タスク濃いグレーで塗りつぶされて 見えなくなります。黄色やオレンジのタスクを、どんどん塗りつぶして消していく。 意外とこれが、楽しいです。複数のタスクを一気に塗りつぶしたりすると、快感になります。
ゲーミフィケーションという、ゲームの要素を、仕事など他の活動に加えて、生産性を上げる考え方があります。仕事へのやる気を引き出すのも、似たような感じなのではないかと思います。
こういう小さな楽しみで、仕事にゲーム感覚を持ち込んで、楽しんで仕事をする習慣が出来るようになります。
「やる気を引き出すtodoリスト」の使い方
todoリストの使い方を説明します。と入っても、見たとおりシンプルな構造なので複雑な入力はありません。誰にでも使って頂けると思います。
”タスクシート”にタスクを入力する
タスクが発生したら、まずは”タスクシート”に入力します。
todoリストを十分に活用するには、todoリストに、自分のタスクの管理を外注している状態を作ることが大事です。頭のなかでタスクを覚えて置く必要が無いという状態を作りましょう。
まず第一にタスクシートにタスクを入力することを習慣にして下さい。
忙しい時でも、タスクが発生したら「todo」「開始予定時刻」「終了予定時刻」だけは、ざっくりでも良いので必ず入力しましょう。ざっくり入れたタスクは、時間が出来た時に修正します。
良くないのは、忙しいからとtodoリストに入力せずに、頭の中でタスクを覚えておいて、あとで入力しようとする状態です。タスクを忘れてしまうリスク、忘れないようにと仕事に集中できないリスクと2つのリスクがあるからです。
todoリストでタスクを一括管理することで、これらのリスクから開放されます。
タスクシートを見たら、自分のやるべき仕事が全部入っている状態にしておきましょう。そうすることで、頭の中で”タスクを覚えておく”という事に脳のリソースを使わずに済みます。
”マスタシート”で頻出タスクの再利用
大事なのは、すべてのタスクをタスクシートに入力することです。
その為、頻出するタスクはマスタシートに登録しておきましょう。一度使ったタスクを、マスタシートにコピー・アンド・ペーストしておけばOK。
また、実際に仕事をしていて気づいた点が合ったら、タスクの備忘欄に入力しておくと、次回の作業時に前回よりも無駄なく仕事ができるようになります。
”スケジュールシート”で１日の作業見積もり
”スケジュールシート”では、その日一日でやれるタスクの見積もりを作ることが出来ます。タスクシートのA列にある番号を入力することで、タスクシートからtodoを転記することが出来るようになっています。（index関数+match関数を使用しています。）
スケジュールシートのH列に、対象のタスクのナンバーを入力すると、Do／ToDo／作業時間（予定）／進捗が転機される用になっています。
これによって、自分が一日でどれだけのタスクをこなすことが出来るかを客観的にみることが出来ます。
ひとは、頭の中で考えていくと楽観的に見積もってしまうので、こうやって予定を見えるかすることで、無理のないスケジュールを組むことが出来るはずです。
時間は15分単位にしてあります。細かいと思うかもしれませんが、資料のコピーやメールを一本送るなど、15分あれば終わる仕事は意外とあります。
「やる気を引き出すtodoリスト」で役立つテクニック
To do リストは、シート間の転記が多いので、さほど入力作業は多くないと思いますが、それでも覚えておくと、とても役立つキーボードのショートカットやテクニックをお教えします。
よく使うショートカット（エクセル版）
ALT + E + S + V （値で貼り付け）
Ctrl+C（セルの内容のコピー） で、コピーしたセルの情報を貼り付ける際に、Ctrl+ V （コピーした内容の貼付け）で貼り付けしてしまうと、値以外の情報（例えばセルの書式や数式など）も貼り付けることになってしまいます。
なるべく、値で貼り付けるクセを覚えるようにしましょう。右クリックして値の貼り付けを選んでもいいのですが、キーボードで覚えてしまった方が長い目で見ると作業が早く出来ます。
Ctrl+Page Up / Page Down（シート間の移動）
Ctrl+Page Upで、今のシートから１つ左のシートに移動します。
Ctrl+Page Downなら、今のシートから１つ右のシートに移動できます。
シート間の移動は、マウスでやっている人もいると思いますが、キーボードで覚えておくと、データのコピー→シート移動→データの貼り付けなどの、シートを跨いだデータ移動の際に、マウスを使わずに行うことが出来ますので、役立つこと間違いなしです。是非覚えて下さい。
Ctrl+；”セミコロン”（本日の日付の入力）
タスクシートにタスクを入力する際に、日付を入力することが多くなります。日付入力のショートカットは覚えていて損はありません。
よく使うショートカット（Googleスプレッドシート版）
ALT + E + S + V （値で貼り付け）
Ctrl+C（セルの内容のコピー） で、コピーしたセルの情報を貼り付ける際に、Ctrl+ V （コピーした内容の貼付け）で貼り付けしてしまうと、値以外の情報（例えばセルの書式や数式など）も貼り付けることになってしまいます。
なるべく、値で貼り付けるクセを覚えるようにしましょう。右クリックして値の貼り付けを選んでもいいのですが、キーボードで覚えてしまった方が長い目で見ると作業が早く出来ます。
Ctrl+Shift+Page Up / Page Down（シート間の移動）
Ctrl+Shift+Page Upで、今のシートから１つ左のシートに移動します。
Ctrl+Shift+Page Downなら、今のシートから１つ右のシートに移動できます。
シート間の移動は、マウスでやっている人もいると思いますが、キーボードで覚えておくと、データのコピー→シート移動→データの貼り付けなどの、シートを跨いだデータ移動の際に、マウスを使わずに行うことが出来ますので、役立つこと間違いなしです。是非覚えて下さい。
Ctrl+:”コロン”（本日の日付の入力）
タスクシートにタスクを入力する際に、日付を入力することが多くなります。日付入力のショートカットは覚えていて損はありません。
ＴＯＤＯはすぐできる単位に分割（共通）
タスクを”タスクシート”や”マスタシート”に入力する際には、なるべく細かく、出来れば15分単位で出来るまで分割しましょう。
15分だと、ちょっとした作業が一つ出来る時間ですし、やる事に対するハードルも低くなります。たまたま空いた15分の空き時間で、ちょっとしたタスクを「やっとくか」という気持ちになって、終わらせることが出来るようになります。
一時間単位のタスクばかりだったら、こういう細かい空き時間がムダに消費されてしまう傾向があります。細かい時間ですが、一日15分の無駄遣いが、1ヶ月で300分＝5時間のにもなります。東京－大阪往復できる時間ですからバカには出来ません。
時間は、取り戻せない資産と考えて、無駄遣いをしないようにしましょう。
もちろん、すべてのタスクを15分単位に分割出来るわけではありません。ただ、なるべく細かくタスクを分けておくことで、スキマ時間の活用と、15分しかかからないから、ささっとやってしまうか、という心理的に気軽さを作ることが出来ます。
「やる気を引き出すtodoリスト」のメリット
軽快に動く
軽さにはかなりこだわりました。PCの速度と頭の働き具合には相関性があるらしいので、サクサク動くことはtodoリストの必須事項です。
使っている関数は、”タスクシート”ではtoday関数だけなので、ファイル事態はかなり軽快に動きます。”スケジュールシート”では、”Index+match”関数を使っているので、若干重くなっていますが、許容範囲内かと。
機能が豊富でも、もっさりとしか動かないツールは、ユーザーのためになりません。ストレス”レス”なツールが一番です。
「4つの条件付き書式」でタスク優先度を自動判定
today関数を利用したリマインド機能は、自動的に今日の日時を取得して、各タスクの〆切と比較しています。そこから条件付き書式を使用し、タスクの〆切（開始日・終了日）と本日の日付から、タスクの優先度毎に色付けを自動で行っています。
大量のタスクをさばく際には、優先順位を付けるのが大事です。タスクの優先順位付が自動でされるので、仕事の処理する順番に悩む事が無くなります。
仮に、仕事の処理順番に一日15分悩んでいるのなら、1ヶ月20営業日で300分＝5時間の時間短縮効果が期待できます。
今の仕様では、開始予定日を過ぎていたら黄色、終了予定日になったらオレンジになるように設定してあります。日付になると、それぞれの色にタスクが塗りつぶされます。
これによって、タスクの優先度がひと目で分かります。また、開始日のセルに、終了予定日前の日付を入れる（つまり、締切前にタスクを処理始める）と、タスクは緑色に塗りつぶされます。
タスクが緑色なら、予定通り仕事が進んでいる状態です。
もちろん、進行中でも〆切が来たら、タスクの色はオレンジになってしまいます。オレンジタスクは優先度大です。急いで片付けてしまいましょう。
タスクが終わったら、完了度を100％にすると、タスクの〆切日に関係なく、濃いグレーで塗りつぶされ、そのタスクは完了したということになります。
マスタの作成
ルーティンワークで定期的に発生するタスクや頻出するタスクを、毎回todoリストに入力しているのはムダな時間でしかありません。
頻繁に発生するタスクやルーティンワークは、別シートに登録しておくと、コピー・アンド・ペーストで再利用出来ますので、同じタスクが発生しても、2度目からは入力する手間を省くことが出来ます。
いつもの仕事はここにセットしておき、また仕事が変わる都度更新してきましょう。そうすることで、todoリストへの入力作業を減らせる＋現在の自分の仕事の可視化（仕事の棚卸し）をすることが出来ます。
また、マスタの横の備忘欄に、タスクの処理のポイントなんかも作っておくと、簡単な手順書にもなります。処理ポイントは仕事をする都度アップデートされていくので、仕事がどんどん洗練されていくことになるでしょう。
もし、仕事をだれかに引き継ぎする際には、todoリストのコピーを渡して、「それ、みればわかるから」と言えるまで洗練させるのが理想ですね。
自分に合ったタスク管理をしましょう
ということで、「やる気を引き出すtodoリスト」を紹介してみました。
大量の作業を同時並行に処理する職業にはぴったりなtodoリストになっていると思います。僕自身が経理職なので、経理財務などの管理部門にとっては、特に使いやすい構造になっているのではないかと思います。
もちろん、タスクの一覧化やマスタシートによる知識のストック構造は、営業職や個人の方でも、活用できると思います。専用ソフトも要らず、Excelなので再現度も高い。
また、 マイクロソフトのクラウドサービスである、ワンドライブやGoogleドライブを持っていれば 自宅と職場で、同一のtodoリストを共有することができます。
個人的な理想としては 、to do リストを利用した24時間の時間管理、ライフログの作成まで持っていきたいです。
仕事をやる上ではtodoリストによるタスク管理は、必要不可欠と僕は思っていますが、管理方法は様々です。
ツールに使われるのではなく、自分の仕事のやり方に合わせて、ツールを十分に利用しましょう。
その際の一つの提案として、「やる気を引き出すtodoリスト」を、参考にしていただけたら幸いです。
