膨大な仕事に追われて、いつも忙しい。やりたかった仕事がぜんぜん終わらずに毎日残業続き。待ちに待った休日も、仕事で疲れ切って家で寝てばかり。こんなはずじゃなかった、と後悔したことはありませんか。
働き始めると、学生時代とくらべものにならないほど、たくさんのスケジュールが入ります。得意先周りや社内の打ち合わせ、急な来客の対応など。
たくさんの予定を、受け身になって受けていくばかりだと、気づいたら打ち合わせが同じ時間に2つ入っていたり、会議ばかりで会議の準備をする時間がまったくないことに気づいたり。
なれない大量の仕事をさばくためには、ただ正面から真面目に取り組むだけでは不十分。キチンとしたスケジュール管理を行うことが大切です。
仕事にプライベートに充実した日々を過ごしたい、と思ったらスケジュール管理術を見直してみましょう。
まずは、すべての予定を一か所に集める
スケジュール管理の基本して極意は、すべてのスケジュールを一か所に集めることです。
僕は常に手帳を持ち歩いて、予定が入ったらすぐさま手帳に書き込むようにしています。打合や会議などはもちろん、月次決算処理や財務諸表の作成などの作業タスクや、新しいプロジェクトへの一人会議などの、すべての仕事を手帳に書き込んでいます。
手帳に予定がすべて書かれているので、打ち合わせの時間などは手帳を見れば、ひと目で何時が良いのかわかります。また手帳を見て、その日は事前に事務作業をする予定で埋まっていたら、すぐに別の日にしてもらえるように提案できます。
アップルのスティーブ・ジョブズの言葉に「他人の人生を生きることで、時間を無駄にするな」という言葉があります。
自分のスケジュールが決まっていないと、人の予定に流されるままに予定が埋まっていきます。自分の時間を生きるためにも、スケジュール管理は欠かせません。
大量のスケジュールタスクがあっても、それをしっかりと管理整理できていれば、余裕を取り組むことが出来ます。雑然としていたスケジュールを、手帳を使って管理しましょう。
手帳を使って記憶の整理整頓
スケジュール管理が下手な人の特徴としては、予定が入ってもメモを取らない、もしくは、メモをとっても、その場にある適当なメモ帳に書いて終わらしてしまいます。
実はこれ、記憶力の良い人に多い特徴で、なんでも頭のなかに記憶できるからこそ、メモをする事、メモに頼る事をしないのです。ただ、学生時代ならともかく、社会人になると覚えることがたくさんあります。そうなると、よほど記憶力の良い人でも、すべてを記憶しているのは難しいでしょう。
また、仮に記憶していたとしても、大量のスケジュールを頭のなかで組み立てて、しっかりと整理・管理することは出来ません。複数の物事を並列に処理するのは脳が苦手とする分野だからです。
これは、デスクに書類が乱雑に置かれたのと同じ状態です。乱雑に置かれたデスクは、いかにも汚そうに、仕事ができなさそうに見えます。スケジュールという名の書類が、ぽんと脳に置かれただけでは、なんの意味もありません。
一方、書類がたくさんあっても、キチンと整理整頓されているデスクは、見栄えが良く、仕事もデキそうに見えます。手帳という書類棚を利用して、投げ込まれたスケジュールを整理整頓することで、頭で記憶していたときよりもより効率的に仕事が進められるようになるでしょう。
カレンダーアプリよりも手帳がいい理由
僕は手帳を押していますが、もちろんスマホのカレンダーアプリでも構いません。一か所に情報をまとめることが、スケジュール管理のもっとも有効なテクニックです。僕も、カレンダーアプリはひととおり試したことがあります。
ただ、個人的感覚としては、スマホアプリの場合は、型にはまった予定の入れ方しか出来ないところに窮屈さがあり、馴染めませんでした。急な予定変更や曖昧な予定の書き込みなどに対して、手帳は柔軟に対応出来ます。
また、手帳の場合は、図形や絵を盛り込めることでより直感的に内容を書けます。アプリだとどうしても文字中心になってしまうところが、僕が手帳を使い続けている理由です。今後よりいっそう進歩して、アプリでも直感的に書き込めるようになったら、手帳からアプリに移るかもしれません。
おすすめは、月間ブロック+週間バーチカル
ちなみに、もし初めてスケジュール管理をするのなら、バーチカル式の手帳を僕はすすめます。縦に時間軸をとっているので、一日のスケジュールを30分や一時間単位で管理することが出来ます。
たとえば、15時に得意先で打ち合わせなら、移動時間を考えて、14時には事務作業を終わらせて会社を出ようなど、バーチカル式で予定を書き込むと、その日のその時間に「自分が何をすれば良いのか」がひと目でわかります。
また、合わせて月間ブロック式のカレンダーがついていると、ひと月単位でスケジュールを見渡すことが出来ます。月末の支払いのスケジュールから逆算して、現金伝票の〆切を連絡したり、期末の監査に合わせて前の月から資料の準備をするなど、ながいスパンでスケジュール管理が出来ます。
月間ブロックで高い視野からスケジュールを管理して、週間バーチカルで細かくタスクを管理する。この2つがそろっている手帳が、僕がおすすめする手帳です。
マークスのEditは、月間ブロックと週間バーチカルを持った、おすすめの一冊です。作りが「ほぼ日」に似ていますが、「ほぼ日」よりもシンプルなデザインが僕は好きです。
バーチカルが24時間なので、一日の予定全てを書き込めるのがうれしい。メモ欄も豊富にあり、まさに一冊にすべての情報をまとめられる手帳になっています。
さいごに
スケジュール管理のコツは、すべての予定を一か所にまとめることです。すべての予定を手帳なり、スケジュールアプリなりに集めることで、
・予定を覚える必要がなくなる。
・自分の時間を生きれるようになる。
・脳の苦手な、記憶の整理を代行してもらえる。
・（手帳に書くことで）直感的に予定を管理できる。
・おすすめは、月間ブロック+週間バーチカル
などのメリットが生まれます。大量の仕事やスケジュールに忙殺されて、「こんなはずじゃなかったのに……」と後悔したことがある人は、是非試してみて下さい。
