会議で、配布された資料や前任者からの引継ぎファイル。仕事を続けていくと、紙資料はどんどんと増え続けてきます。書類が乱雑に置かれたデスクは、仕事の効率を悪くします。常に、机の上はキレイに整理整頓することを心がけましょう。
先進的な会社はタブレットを利用するなどで、会議のペーパーレス化が進んでいるようですが、大半の会社は、今でも大量の紙資料が社内を飛び交っています。見やすさ、書きやすさという点においては、まだまだ紙のほうが信頼されているのが現実です。
僕も、決算業務自体は、ほぼペーパーレスにしましたが、経営層に提出する資料は、A3用紙にまとめて、印刷→ホチ止めで提出しています。そう簡単に無くなることはないでしょう。
とはいっても、大量に配られる資料をいつまでも持っていては、仕事のじゃまになります。オフィスのスペースは有限ですが、資料は日々増え続けるのですから、適切に整理整頓しないといけません。
その1 捨てられないかを考えよう
会議で配布された資料や引き継ぎファイルなどは、とても重要そうな資料に見えます。ただ、会議が終わった後にそれを見返すことがあるかというと、実はほとんどありません。会議で配られた資料のほとんどは、会議が終わった後にはただのゴミになります。
ゴミを後生大事に、デスクの引き出しに保管していても仕方ありません。とっとと捨ててしまいましょう。書類整理の基本は、整理する前に要らないものを捨てることにあります。
また仮に、再度同じ内容の会議があっても、そういう場合は資料の内容がアップデートされたり変更になっていたりしているので、再度配られます。なので心配ありません。
もし本当に、前の資料を使うような会議だとしても、資料を配った人にたのんで、もう一度貰えば良いのです。ほとんどの人は嫌な顔をせずに渡してくれます。もしくは、資料作成者自身が、資料をアップデートして
99％資料のは、見返さない。捨てる勇気・習慣づけをすることが大事です。
その2 時系列ファイリング
とは言っても、まったくすべてのファイルを再度使わない、かというと断言は出来ません。また、自身の仕事のために、配られた資料を使うこともあるかと思います。仕事の備忘録的に、前の資料を残しておきたいという気持ちもよくわかります。
次点として、僕がおすすめする書類の整理方法は、時系列ファイリング方です。配られたものはすべて仮ファイリングして、一定期間がたったら捨てる。配られた資料などを、ずっと補完するのではなく、一時的に保管するファイリング法です。
ファイルの数は３冊＋1冊
使うものは、どこにでも売っている紙ファイル。会社なら総務部に行けばくれると思います。これを4冊貰いましょう。ファイルごとに、1番2番3番4番とナンバリングします。
初めの月は、1番のファイルを使います。仕事で使った資料や会議で配られた資料などをすべてこの紙ファイルに入れて行きます。種類を問わずに時系列でファイリングしていきます。
次の月になったら、1番のファイルを引き出しに保管し、2番のファイルを使います。同じように次の月になったら3番、最後に4番のファイルを使います。そして4番のファイルの次は、1番のファイルの中身を全部捨てて、新しくファイリングを始めましょう。
3ヶ月前の書類まだ使ってる？
さて、1番のファイルの中に入っていた書類は、捨てるまでに見返したでしょうか。2番のファイルを使っていた頃には、何度か見返したかもしれません。ただ、4番のファイルを使っていた頃には、見返すこともなくなっていたと思います。
仮に1月から始めたとして、1番のファイルには1月の資料。4番のファイルには4月の資料が入っていることになります。三ヶ月前の資料を見返すことは、体感としてほぼありません。
ひと月前の資料を見返すことはあっても、それ以前の資料を見返すことはほぼありません。なので実はファイルは3冊で十分だと思っています。
それでもあえて、4冊にしているのは、四半期を考えているからです。上場企業なら、四半期ごとに財務諸表の提出や税金計算などの、月次とは別の業務が発生するので、それを考えて三ヶ月の保管期間にしてあります。
その3 神資料は、パソコンに保存
殆どの資料は、三ヶ月も経つとゴミになると思っていますが、まれに、何度も使うことになる資料が出てきます。もしくは、内容ではなく、構成や展開がとても参考になるから、ずっと持っていたいと思える資料に出会うことがあります。
こういう資料は、別補完にしましょう。紙ファイルではなく、スキャンしてPDFデータとして、PCに保管しておきましょう。
99％、いや99.9%の資料は、その場をすぎれば、ただのゴミになります。ただ、0.1％の素晴らしい資料は、残しておいて、なんども見返すことが出来る状態にして起きましょう。
さいごに
僕が働き始めたばかりの頃は、覚える事が多すぎて、もらった資料はなんでもファイリングしていました。これは、仕事を覚えることには、有効な方法だと思います。ただ、この慣習がついてしまって、資料を捨てられない病になってはいけません。
・配られた資料のほとんどは、その場を終わればゴミになる。
・保管する習慣を止めて、捨てる勇気・習慣付けをしましょう。
・時系列ファイリング法で、一時保管→捨てるのルール付を行う。
・0.1％の神資料は、PC補完で何度も見返せる状態にしておく。
デスクがいっぱいになって、床にまで資料を広げている方もいますが、参考になりません。今の社会では、大量の情報に身を晒す必要があります。それをいちいちファイリングしていては、デスクもあなたの頭もパンクしてしまいます。
年次があがれば、仕事の量も内容も上がります。もらう資料も増えてしまい、それをずっと補完していては際限がありません。仕事の効率を上げるためにも、デスクの整理整頓の基本である、捨てる勇気を持ちましょう。
