こんにちは、ヒロタカです。この前の記事で、仕事を頑張る人ほど速く帰ることができなくなるジレンマを紹介しました。
ある意味仕事ができるという一定の評価を上司や職場の仲間からもらっているということですが、それに満足して仕事を頑張るだけの人に落ち着いては行けません。若手で仕事が出来るでと留まっているとそれ以上の成長はありません。今現在、残業を問わずに仕事を頑張っている若手は、将来、仕事以外に趣味のない独身中年へとなってしまうでしょう。
残業して仕事をこなすだけなら誰だってできます。大量の仕事を規定労働時間内に終わらし、なおかつ、仕事以外でも常に自身を成長させ続けられる人物が、本当に有能な社会人でしょう。仕事が忙しいだけならまだ入り口段階です。ここからさらに成長するために仕事をこなしながら定時で帰る方法を覚えていきましょう。
仕事を依頼されたら必ず交渉するようにした
まずはじめたのは、依頼された仕事の〆切を確認する事でした。今までは、頼まれ仕事はすぐに対応するというスタンスでしたが、それだといけないと気づいたのです。定時で帰るためには、自分の仕事を管理できなければいけません。そのためには一つ一つの仕事の優先順位をつける必要があります。仕事の優先順位付けでよく使われるのが、「時間管理マトリスク」です。仕事を「重要度」と「緊急度」の2面から分類し、
1.「重要かつ緊急」
2.「重要でないが緊急」
3.「重要だが緊急でない」
4.「重要でなく緊急でない」
の順に仕事を片付けていくテクニックです。僕はそれまで振られた仕事は全て「重要かつ緊急」な仕事だと考えて、たとえ他の緊急な仕事が詰まっていてもそれを後回しにして、依頼された仕事をこなしていました。その結果時間が足りなくなり残業をすることになったのです。
これをなんとかしないと突発的な残業が発生してしまいます。まず初めにこれをなんとかしなければ残業がなくならないと僕は考えました。対策として僕が考えたのは、仕事を依頼されたときには必ず〆切を確認することでした。そして仮に他の仕事とバッティングして、就業時間内に終わらない依頼のときには上司と相談することにしたのです。交渉内容は、〆切の延長か、もしくはいまやっている仕事の振替でした。上司の依頼に口を挟むのは、初めは緊張しましたが、上司も管理者として、僕が残業をしないようにさせる責任があります。また、それまでの経緯から。僕がサボろうとして交渉しているわけではないと分かっているので快く相談に乗ってくれました。
結果として、依頼された仕事の優先度を測ることが出来るようになり、またそれが自分の一日のキャパシティを超えて残業を生むことになってしまう場合は、〆切の延長や、別の仕事の〆切の振替などで仕事を平準化させることが出来るようになりました。もし、突発的な頼まれ仕事の多い部署でしたら、仕事を受ける前に上司と仕事内容の打ち合わせをすることをおすすめします。
仕事のタスクを細分化する。
僕は手帳とExcelを使って仕事のスケジュールを管理しています。Excelに自分の仕事を全部入力し、〆切と重要度から優先順位をつけています。それを手帳に書き込み、一日の予定としています。仕事を15分単位で入力しているのですが、中にはタスクひとつで3時間4時間かかるものもあります。そういうときに今まではそれを一気に終えてしまおうとしていたのですが、そうすると午後の4時から4時間かかる仕事を初めた場合、終わるのは午後の8時となってしまいます。こういう時に今まではタスクを2つに割って、2時間2時間ごとにすることで、今日と明日で処理するなどと応急処置的に行ってきました。
仕事のコントロールとして考えたのがこれの発展形です。4時間の大仕事といっても内容は細かい仕事の積み重ねです。だったらそれを分けてしまえば良い。時間がない際に、4時間の仕事を2つに割るのではなく、常日頃から仕事の内容を細かく割る事を考えていくのです。4時間のタスクを、「15分×16工程」に分けることを常に検討するのです。15分単位で仕事のスケジュールを行えることで、仮に4時間の仕事を夕方に受けたとして、15分単位でキリよく終わらせ翌日に仕事を続けることが出来ます。また、15分単位で分けることで、資料が来なかったり、処理量が少なくて予定よりも早く仕事が終わってしまった、などで業務中に発生したちょっとした空き時間を、他の仕事に回すことが出来るようになったのです。
また、これの嬉しい誤算として、仕事を細かく切り分けることで仕事内容をより細かく理解することが出来るようになりました。今まで4時間の大仕事ということで流してしまっていた箇所の掘り下げが出来、結果としてシステムの代用による省力化や不要だった部分の工程削除などで4時間の仕事を3時間半に減らすことが出来たのです。
仕事をすべて15分単位に切り分けることは空き時間の有効活用と仕事の蒔き直しの2つの点からかなり有効なテクニックです。
一つの仕事の生産性を上げる。
これが一番大事なことです。仕事量が増えつつも、定時で帰るためには一つ一つの仕事を今までよりも速く処理することが必要になります。これを行うには一つの心がけしかありません。自分のやっている仕事を本当に理解することです。ただ仕事を処理していくだけではありません。やっている仕事の内容、なぜこの仕事をしているのか、これが本当に最善なのか、本当にこの仕事は必要なのか必要ならもっと良くすることは出来ないのか。と常に問い続けながら仕事をするのです。特に昔からやっている仕事は仕事ではなく儀式とかしているものも多いのです。是非一つ一つの仕事の生産性（効率性）をあげて頑張っていきましょう。
まとめ
大量の仕事を抱えながらも定時で上がるためには自分自身を最適に運用していく必要があります。方法としては、
・依頼された仕事の内容を確認し内容によっては交渉する。
・仕事の内容を細分化し、スキマ時間をなくす
・現状の仕事の見直しをして効率化や場合によっては廃止を検討する
今まではただ上司に頼まれるままに仕事をこなしていくだけでした。これではただのプレイヤーです。これからは自身の仕事の管理を行えるマネジャーを目指して行きましょう。自分自身を自分の部下のように客観視し、どうすれば自分という人材を有効活用できるのかを考えるのです。その中では、頼まれ仕事をただ言われたままやるのではなく、より自覚的に自分の時間という資源を投下できる人材を目指して頑張っていきましょう。
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