こんにちは、ヒロタカです。
僕は、仕事が速い人には、共通したあるふたつの特徴があると思います。
- 外部と内部の整理整頓。
- まずは身の回りの整理整頓
- 書類は一定期間は全部保管→期限過ぎたら捨てる。
- PCのデータは捨てるか目的別に整理する
- メールは受信箱をtodoボックスにする
- 身の周りの整理整頓のまとめ
外部と内部の整理整頓。
ひとつは、机周りがきれいな事。
もう一つは、常に元気なこと。
元気は、落ち着いているとか、ニコニコしていると読み替えてもいい。とにかく、仕事の速い人は悩まない。疲れた表情をしない。人のミスにカッカしない。
こういう人は、大抵デスク周りもキレイにしています。デスクトップ画面もスッキリしている。これは、机やデスクトップをキレイにすると同時に、自分の心も常にキレイにしているから。
心が整理整頓出来ていると、自然とデスク周りも整理整頓出来る。
やっぱり、机がごちゃごちゃしていると心、というや思考もごちゃごちゃします。
べつべつの仕事の資料を目にしながら、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」て悩んでばかりで結局全然進まない。
それでも、力づくで仕事を進める人もいますが、非効率で決して長続きしない。やっぱりスマートに仕事をしたかったら、机はキレイに整理整頓しておきましょう。
人間は外部からの情報に流されやすいので、周りがもので散らかっていると思考もちらかり、周りが整理整頓されていると、集中力が発揮されます。
なので、デスクの整理整頓を心掛けると、心も整理整頓できるようになり、結果仕事が出来るようになる。
忙しいから掃除している暇なんてない、なんてうそぶく人もいますが、そんなのは嘘。
本当に仕事ができる人は、忙しい時ほど整理整頓をします。しないと仕事がどんどん遅くなるから。
外部（資料整理、タスク管理）と内部（思考、メンタル）の整理整頓。この両方が出来ているのが、仕事の効率化には不可欠です。
まずは身の回りの整理整頓
思考やメンタルをキレイにするためにも、まずは身の回りをキレイにしましょう。ここでいう身の回りは、
周囲の環境：書類、PC、メール
身体の内側：to do、予定、悩み
などです。
全部書いてしまいたいのですが、長くなってしまったので今回は上半分。
デスク周りについて紹介したいと思います。
書類は一定期間は全部保管→期限過ぎたら捨てる。
大量の書類に悩まされるのはよくある話ですが、そんなものにかまっていたら仕事が進みません。渡された資料は、一度流し読みしたらすべて一旦紙ファイルに仮保管しましょう。
時系列に保管して、月単位で紙ファイルに保管しましょう。そして、一定期間が過ぎたらすべてシュレッダーに掛けて捨てるのが正解。
野口悠紀雄先生の「超整理法」が元ネタです。古い本ですが今でも役に立つテクニックが満載です。自分はこれしか覚えていないけどｗｗ。
個人向けに渡される資料は、感覚としてはナマモノに近いです。渡された時がピークで後は時間とともに腐っていきます。
僕のは2ヶ月経ったらゴミとして処分します。月の頭に僕が最初にする仕事は、2ヶ月前に受け取った資料のシュレッダーがけです。今までの経験から、2か月前の仕事が蒸し返されて、その資料が必要なんて事は絶対にありません。
もしこれを使う機会が来たら～、といって何年も前の”極秘”と押された資料を後生大事にもっている方もいます。ですが、まずそれが今後会議などで使われることはありません。何年も音沙汰なしのプロジェクトなんて、とっくに経営陣から忘れ去られています。
PCのデータは捨てるか目的別に整理する
PCのデスクトップがごちゃごちゃしているのは仕事ができない証拠です。
画面いっぱいにフォルダやファイルがあると、必要なファイルを探すだけで一苦労です。また、共有サーバーを使用して、大量のデータのやりとりしていると更にひどいことになります。最悪データの紛失もあるでしょう。
なるべく必要の無いファイルは捨てて、必要なファイルを探すという無駄な作業はなくしましょう。また、必要なファイルも、タスク別にフォルダ分けがしてあるのが便利です。
この仕事に関してはこのフォルダ、という風に整理できていればいちいちファイルを探し回る事もなくなるでしょう。
また、”フォルダのもくじ”をつくって、そこに必要なフォルダやファイルのショートカットをまとめておくと便利です。
僕はデスクトップに”ショートカット”というフォルダを作って、そこで社内サーバーの各所に置かれている、フォルダのショートカットをまとめています。
こうすることで、どのフォルダでも2回クリックをすれば目的のフォルダに辿り付くことが出来ます。（”ショートカット”＠デスクトップ→目的のフォルダ）
もし、社会で許されるのならランチャーソフトを導入するとより効果的になります。個人的には「CCランチャー」がおすすめ。
メールは受信箱をtodoボックスにする
メールを何年分も保管している人がしますが、終わったメールはすぐに捨てましょう。
メールがずっと保管されていると起動や動きが遅くなります。残しておいて一箇年。それ以前のものは年度明けに削除しましょう。
また、受け取ったメールを、ずっと受信箱に入れておくのは頭の良いやり方ではありません。メーラーにはフォルダを作る機能がありますので、それでメールの仕分けをしましょう。
営業などでは、得意先別にメールを分けたりして、メールの履歴が追えるようにすると便利ですが、そこまでしなくても、受信箱の他にひとつだけフォルダを作りましょう。
名前は”既読・完了”。
読むだけで良いメール（例：CC、関係の薄い報告など）は読み終わったらすぐにそこに入れましょう。資料として必要だったらメールの文章を印刷したらメール自体は受信箱から”既読・完了”箱に移しましょう。
仕事の依頼関係のメールでしたら、仕事が終わるまでは受信箱に入れておきましょう。そして、仕事が終わったら”既読・完了”箱に移す。そうすると、受信箱に残っているメールで、todoリストのような仕事をしてくれます。
あとでtodoリストも紹介しますが、todoリストの良いところは仕事の見える化と、タスクを消す時の快感です。
受信箱に残っているtodo。それを完了した時に”完了・既読”箱に移す。受信箱の中身がゼロの時は、なんとも言えない快感があります。
身の周りの整理整頓のまとめ
基本デスク周りのモノ（書類、データ、メール）は増え続けて行きます。場所は有限ですから後生大事にとっておくのではなく、スパッと捨てていくのが賢いやり方です。
デスク周りの整頓方法としては、
書類の整理整頓
・書類は、3ヶ月分は紙ファイルですべて保管する。
・月単位でファイルを使い、時系列ですべての書類を保管する。
・保管の期限が過ぎたら容赦なく捨てる。
PCの整理整頓
・PCのデータも不必要なものは捨てるか整理する。
・整理する際は、目的別にフォルダでまとめる。
・フォルダのショートカットを利用して”フォルダのもくじ”を作る
メールの整理整頓
・メールも一箇年以上前のものは捨てる。
・”既読・完了”箱を使って受信箱＝todoリストとする。
ちょっと多いですが、基本は”捨てる”です。
ミスが発生するのは、集中力を妨げられているか、疲れているかです。
散漫な書類を見る、必要なデータを探し出す。これらは、明らかにミスを生む要因になってしまいます。
いつかこれを使う日がきたら～、なんて日は一生来ません。
一生に一度、あるかないかのために無駄な書類を持っているよりも、そんなものは捨てて、毎日を集中して成果を出せる体制づくりのほうが重要です。
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